En del av Idéslussprojektet var rådgivning och stöd till idébärare. Det var kommunledningens projektkontor som var den stödjande parten i de enskilda idéprojekten. Här beskriver vi detta stöd samt presenterar några konkreta idéer som fått stöd under projekttiden.
rojektkontoret formades i början av 2018 utifrån kompetenser inom innovation, digitalisering och samverkansprocesser. Genom projektet testades under perioden hösten 2018 till hösten/vintern 2019 ett upplägg för stöd till verksamhetsdrivna utvecklingsarbeten i Piteå kommuns förvaltningar. Projektet möjliggjorde metodutveckling och tester av en rad verktyg för innovationsstödjande arbetssätt.
Sammanhang och erbjudande
Den huvudsakliga "spelidén" var att ge stöd till verksamhetsdriven utveckling för att bidra till det bästa möjliga för Piteå. Utifrån idén byggdes rollfördelning och samspel mellan verksamhet, stödfunktioner och eventuella samverkanspartners. Kontaktskapande med idébärare skedde genom;
• Öppna mötesytor (t ex utvecklingsfrukost, lärseminarier)
• Digitala ytor
• Projekt med sökbara medel
• Exempelskrift (samlade exempel på utvecklingsarbeten)
• Spontankontakter
Möjligheten till rådgivning för idébärare marknadsfördes inte offensivt. Trots det kom det in närmare 60 idéer och utvecklingsarbeten under testperioden.
Under pilotperioden på drygt ett år testades och utvecklades verktyg som kunde ge stöd i olika lägen - när behov identifierats, utveckling av idéer, köra tester, utvärdering, spridning av ny lösning med mera. Projektkontoret hjälpte till att "rusta" idébärare med bra planerings- och beslutsunderlag samt en samlad bild av utvecklingsarbetet. Den neutrala stödrollen gjorde att idébärarna efterfrågade stöd i svåra avvägningar kring exempelvis resursplanering och omfattning av tester. I flera fall har projektkontoret kunnat hjälpa till med konkreta verktyg i under "utvecklingsresan".
Efterfrågade stödinsatser
Enskilda rådgivningssamtal i tidiga projektlägen har efterfrågats mest. I många fall har även matchning med andra liknande utvecklingsarbeten i kommunorganisationen eller stöd i omvärldsspaning efterfrågats och uppskattats. Många idébärare har även fått stöd med projektansökningar samt utformning av workshops- och utbildningar som syftar till verksamhetsutveckling.
Det är främst idébärare inom socialtjänsten och samhällsbyggnad som efterfrågat stödet. Projektkontoret har dock haft kontakt med respesentanter från samtliga förvaltningar under projekttiden.
Framförallt har det varit medarbetare med utvecklings- och kvalitetsroller samt chefer som sökt stöd och rådgivning. Alltfler medarbetare som inte har någon roll kopplad till utvecklingsfrågor hörde av sig under projektets sista månader. I ungefär hälften av fallen har kontakt tagits via mail, men kontakter via webb och personliga besök har också varit relativt vanligt.
